РЕГЛАМЕНТ - Schools.by

РЕГЛАМЕНТ

внедрения сервиса «Электронный журнал. Электронный дневник»

на портале SCHOOLS.BY

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Регламент внедрения сервиса «Электронный журнал. Электронный дневник» определяет порядок организационно-методического обеспечения функционирования, его информационного наполнения, администрирования и технической поддержки.

Сервис «Электронный журнал. Электронный дневник» – единая образовательная платформа, которая бесплатно предоставляет сервис электронных журналов и дневников учреждениям образования Республики Беларусь и переводит отношения между школой и семьей на высокотехнологичный уровень.

Адрес сервиса в глобальной компьютерной сети Интернет – http://schools.by.

Сервис содержит следующие основные разделы: информация об администрации и педагогическом составе, наполняемость классов, списки обучающихся и их законных представителей, электронный журнал для сотрудников учреждения образования и электронный дневник для учащихся и их родителей, конструктор для создания персональной web-страницы учреждения образования.

Разделы сайта могут содержать подразделы и тематические страницы.

Формирование, ведение и обеспечение функционирования сервиса осуществляются директором учреждения образования и(или) модератором (из числа администрации или педагогов), с последующей передачей прав на заполнение электронного журнала педагогам и классным руководителям, предоставление доступа учащимся и их законным представителям для получения информации об успеваемости.

ГЛАВА 2

ТЕРМИНЫ

«Система» – комплекс программных средств и сервисов, предоставляемых через портал Schools.by.

Администратор – администрация предприятия, управляющая работой сайта Schools.by.

«Сайт» – веб страница учебного заведения, расположенная на Schools.by.

Пользователь – человек, имеющей пригласительный код для регистрации в Системе либо логин и пароль для разграничения прав доступа к отдельным функциям, данным и сервисам Системы.

Директор – руководитель УО, осуществляющий руководство образовательной деятельностью учреждения образования на основании

договорных отношений.

Модератор - пользователь, осуществляющий по доверенности от Директора УО управление (внесение, изменение и удаление) информацией на платформе Schools.by.

Личный номер (id) пользователя в Системе – уникальный номер, присвоенный каждому пользователю Системы.

Пригласительный код – набор из 16 цифр, автоматически генерирующийся при добавлении нового пользователя и используемый им для регистрации в Системе один раз.

Учетные данные пользователя – данные, которые используются для аутентификации пользователя, представляющие собой неделимую совокупность сведений (символов) логина и пароля.

Логин – последовательность символов, однозначно идентифицирующая каждого отдельного пользователя среди других пользователей Системы.

Пароль – последовательность символов, известная только самому пользователю, хранящаяся в Системе в зашифрованном виде и используемая для аутентификации пользователя.

Аутентификация – удостоверение правомочности дистанционного обращения пользователя к Системе, осуществляемое при помощи логина и пароля.

Электронный журнал (ЭЖ) - аналог бумажного журнала, доступ к которому имеют только педагоги и администрация учреждения образования.

Электронный дневник (ЭД) - аналог бумажного дневника учащегося, доступ к которому имеют сами учащиеся и их законные представители после прохождения регистрации.

Базовый пакет ЭД - набор функций для получения информации о расписании, домашнем задании и отметках, которые соответствуют бумажному аналогу, предоставляемый по умолчанию бесплатно.

Расширенный пакет ЭД - дополнительный, к базовому пакету, набор премиальных функций, способствующий получению более подробной информации об успеваемости ребенка, приобретается исключительно по желанию законных представителей.

Подробная информация расположена на платформе в разделе «Помощь» или по ссылке https://schools.by/help/7 .

ГЛАВА 3

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Директором учреждения образования принимается решение о внедрении сервиса «Электронный журнал. Электронный дневник».

Руководителем подается заявка на подключение, расположенная по ссылке https://schools.by/request, в которой указываются данные учреждения образования, руководителя и ответственного за наполнение платформы (при наличии).

После подключения, на адрес электронной почты УО направляется письмо, в котором указаны пригласительные коды для директора и модератора (при внесении данных второго в заявку).

После прохождения регистрации по пригласительному коду, который используется единожды, осуществляется наполнение разделов «Администрация» и «Учительская» и принимается дальнейшее решение о наполнении платформы.

Наполнение платформы может осуществляться директором, модератором, классными руководителями (частично: создание страницы своего класса, внесение списков, создание ЭЖ), сотрудник из числа администрации или педагогического состава.

После принятого решения создаются классы, вносятся списки обучающихся, их законных представителей и выдаются пригласительные коды для регистрации.

Путем внесения расписания и его генерации создаются электронные журналы (подробнее о наполнении блока «Учебный процесс» по ссылке https://schools.by/help/7/item/41) .

После прохождения регистрации педагогами – им открывается доступ к страницам журнала только своего предмета и возможность его заполнения.

После внесения информации в ЭЖ (тема, отметки, домашнее задание) всё автоматически отображается в ЭД учащихся, доступ к которому имеют и сами учащиеся и их родители после регистрации.

Получение той или иной информации в ЭД зависит от пакета, который используют родители: Базовый или Расширенный (подробнее по ссылке https://schools.by/help/11/item/73, https://schools.by/help/11/item/74).

Техническая поддержка сервиса осуществляется службой технической поддержки ООО «Образовательные системы», в соответствии с графиком работы, утвержденным директором компании.

ГЛАВА 4

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ СЕРВИСА «ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДНЕВНИК»

Согласно ИМП «Об использовании современных информационно коммуникативных технологий в учреждениях общего среднего образования в 2022/2023 учебном году» существует три этапа внедрения:

1. Подготовка к внедрению.

2. Опытная эксплуатация.

3. Приемочные испытания – ввод в постоянную эксплуатацию.

1. Подготовка к внедрению.

Решение о внедрении сервиса ЭД/ЭЖ в учреждении общего среднего образования принимается его руководителем с учетом согласия законных представителей обучающихся, существующей материально-технической базы и готовности педагогического коллектива учреждения к работе с данным сервисом.

На этапе подготовки к внедрению сервиса руководитель учреждения общего среднего образования выполняет следующее:

• подключает учреждение к сервисам ЭД/ЭЖ с помощью служб предприятия владельца сервиса;

• получает от служб предприятия-владельца сервисов необходимые для контроля над сервисами средства идентификации и доступа;

• назначает ответственных исполнителей из числа администрации и педагогического коллектива учреждения;

• организует внесение данных, необходимых для работы сервисов ЭД/ЭЖ, и регистрацию на сайте предприятия-владельца сервиса пользователей – сотрудников учреждения.

2. Опытная эксплуатация.

После окончания этапа подготовки к внедрению сервисов наступает этап опытной эксплуатации сервисов ЭД/ЭЖ.

Внедрение сервисов возможно осуществлять в течение всего учебного года, однако рекомендуется с начала учебной четверти.

В процессе опытной эксплуатации учреждение общего среднего образования заключает договор с предприятием-владельцем сервисов ЭД/ЭЖ для определения взаимных обязанностей в процессе оказания информационных и образовательных услуг.

Обучение педагогов работе с ЭД/ЭЖ может проводиться на базе институтов развития образования, ГИАЦ Минобразования, при помощи образовательных курсов или самостоятельно с использованием электронных средств обучения самого сервиса, а также сотрудниками компании ООО «Образовательные системы» на базе учреждения образования для групп не мене 10 человек.

Ответственные исполнители из числа администрации учреждения общего среднего образования и педагоги-пользователи используют сервисы ЭД/ЭЖ в образовательном процессе, содействуют регистрации на сайте предприятия-владельца сервиса пользователей — обучающихся и их законных представителей.

Регистрация законных представителей, обучающихся в системе, обеспечивающей работу сервисов ЭД/ЭЖ, осуществляется службами сервиса ЭД/ЭЖ после подтверждения представителями их прав на получение информации об успеваемости обучающегося от классных руководителей или администрации учреждения общего среднего образования.

В процессе эксплуатации ЭД/ЭЖ, в том числе опытной, в учреждении общего среднего образования не допускается:

• внесение информации, касающейся образовательного процесса лицами, не уполномоченными на внесение данной информации;

• передача средств идентификации и (или) доступа к сервису посторонним лицам или обучающимся;

• предоставление доступа третьим лицам к персональной информации обучающихся, их законных представителей и других пользователей сервиса;

• использование ссылок на ресурсы и электронные файлы или документы, нарушающие авторские права третьих лиц или законодательство Республики Беларусь;

• использование предоставленных прав доступа к сервису для вмешательства в его работу, создание препятствий в работе сервиса или других пользователей;

• другие действия, противоречащие законодательству Республики Беларусь.

По итогам опытной эксплуатации составляется акт сдачи-приемки работ по опытной эксплуатации ЭД/ЭЖ, позволяющий в случае положительного заключения перейти к этапу постоянной эксплуатации.

3. Постоянная эксплуатация.

Учреждение общего среднего образования переходит к постоянной эксплуатации при наличии положительного заключения в акте сдачи-приемки работ по опытной эксплуатации ЭД/ЭЖ и после выполнения в течение не менее одной учебной четверти следующих условий:

• полное достоверное и своевременное внесение отметок в электронные журналы по всем предметам для классов не менее чем для одной параллели (подтверждение качества ведения ЭД/ЭЖ предоставляет предприятие владелец электронного сервиса);

• использование сервисов ЭД/ЭЖ большинством педагогических работников в учреждениях образования, где был внедрен ЭД/ЭЖ;

• использование сервисов ЭД/ЭЖ большинством обучающихся в учреждениях образования, где был внедрен ЭД/ЭЖ;

• наличие зарегистрированных законных представителей большинства обучающихся в классах, где был внедрен ЭД/ЭЖ;

• отсутствие обоснованных жалоб, связанных с внедрением сервисов ЭД/ЭЖ, со стороны педагогических работников, обучающихся и их законных представителей.

Переход к постоянной эксплуатации сервисов ЭД/ЭЖ без заключения договора установленной формы между учреждением общего среднего образования и предприятием-владельцем сервиса не допускается.

После перехода к постоянной эксплуатации ЭД/ЭЖ учреждение общего среднего образования получает право:

1. Отказаться от ведения дневника в бумажной форме в тех классах, в которых он внедрен.

1.1. Отказ от ведения дневника в бумажной форме допускается только по заявительному принципу.

1.2. Заявление о согласии на отказ от дневника в бумажной форме законные представители обучающегося пишут на имя руководителя учреждения общего среднего образования.

1.3. Заявления об отказе от ведения дневника, в бумажной форме руководитель учреждения общего среднего образования подает в органы управления образованием с приложением документа, подтверждающего качество ведения ЭД/ЭЖ от предприятия-владельца сервиса, и информации о классах, где планируется отказаться от дневников в бумажной форме, а также о доле законных представителей обучающихся, заявивших о согласии на отказ от дневников в бумажной форме.

2. Осуществлять автоматизированную передачу сводной отчетности об успеваемости учреждения общего среднего образования по формам отчетности, установленным соответствующими органами управления образованием (в случае полного перехода на ведение ЭД/ЭЖ во всех классах учреждения образования).

3. Использовать возможности сервиса ЭД/ЭЖ в образовательном процессе при условии выполнения положений договора с организацией владельцем сервиса.

4. Для законных представителей, которые заявили о невозможности или нежелании использовать доступ к выбранному сервису ЭД, допускается одновременное использование в учреждении общего среднего образования дневников в электронной и бумажной формах.

ГЛАВА 5

ЗАКОН О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 07.05.2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» учреждение образования осуществляет сбор и внесение персональных данных Пользователей и является «Оператором», а ООО «Образовательные системы» осуществляет обработку персональных данных Пользователей и является «Уполномоченным лицом».

Правовые основания для обработки персональных данных Пользователей:

Персональные данные Пользователей: фамилия, имя, отчество, номер мобильного телефона, наименование Учреждения образования, номер и буква класса, наименования кружка по интересам, оценка, дата рождения, фотография и электронная почта вносятся в систему Оператором. Доступ к персональным данным всех учащихся имеют модераторы и учителя только в рамках своего учреждения. Доступ к своим персональным данным (личному кабинету) имеют учащиеся и их законные представители, для которых возможность просмотра персональных данных другого Пользователя исключена. Более подробный порядок внесения данных и предмет их обработки нашей платформой описан на сайте www.schools.by в разделе «Политика обработки персональных данных» (https://schools.by/pd-policy). Организация сбора (в т.ч. и их удаление) и обработки Персональных данных Пользователей платформы осуществляется на стороне Оператора (Учреждения образования) и регламентируется его внутренними документами.

В случае поступления от Пользователя Системы (информационная система schools.by) заявления об отзыве согласия и (или) прекращении обработки персональных данных, направляет с уведомлением таковой запрос в адрес Оператора (учреждение образования). Оператор, руководствуясь действующим законодательством, принимает решение о прекращении обработки персональных данных Пользователя. Удаление Оператором персональных данных в Системе происходит с использованием соответствующего доступного ему функционала.

Основные выдержки из закона о персональных данных, касающиеся сервиса «ЭЖ/ЭД».

Для обработки персональных данных не требуется получение согласия:

В соответствии с частью первой пункта 3 статьи 4 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. №99-3 «0 защите персональных данных» (далее - Закон) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами. Закон предусматривает значительное число оснований, когда для обработки персональных данных получение согласия не требуется (статьи 6 и 8 Закона). Ссылка на закон: https://pravo.by/document/?guid=12551&p0=H12100099&p1=1

Правовое основание для обработки персональных данных учащихся при ведении электронного журнала.

Пунктом 4 статьи 160 Кодекса об образовании предусмотрено ведение классных журналов и дневников учащегося. Типовые формы этих документов и порядок их ведения определяются Министерством образования.

Так, постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 17 августа 2022 г. № 267 ”0 типовых формах дневника учащегося“ установлены типовые формы дневника учащегося ПІ-ІѴ классов и Ѵ-ХІ классов на русском и белорусском языках.

В соответствии с постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 27 декабря 2017 г. № 164 ”0б установлении перечня документов, обязательных для ведения отдельными педагогическими работниками, и исключения практики привлечения педагогических работников к выполнению работ, не относящихся к выполнению их трудовых функций“ дневники учащихся и классные журналы включены в перечень документов, обязательных для ведения учителями.

Учреждение образования обязано вести классные журналы, вносить в них сведения, в том числе персональные данные, в соответствии с установленной формой журналов.

При этом такая обработка может осуществляться как в бумажном виде, так и с использованием средств автоматизации (типичным примером является АИС Schools.by).

Таким образом, обработка персональных данных учреждениями образования для целей ведения электронного дневника и журнала осуществляется без согласия субъекта персональных данных (его законных представителей) на основании абзаца двадцатого статьи 6 Закона в целях реализации обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.

Ссылка на закон: https://pravo.by/document/?guid=12551&p0=H12100099&p1=1

Реализация прав законных представителей учащихся.

В отношении осуществления взаимодействия с Системой и реализации прав законных представителей учащихся отмечаем следующее.

Размещенное на портале (https://schools.by/terms) пользовательское соглашение, представляющее собой публичную оферту в соответствии со ст. 396 Гражданского кодекса Республики Беларусь, содержит условия предоставления пользователям доступа к Системе, в том числе в части использования их персональных данных.

Кроме того, на портале schools.by размещен договор возмездного оказания информационных услуг (далее – договор), который является публичным (https://schools.by/offer).

Заключение договора производится путем присоединения физического лица (далее – Заказчик) к данному договору, т.е. посредством принятия (акцепта) Заказчиком условий договора в целом, без каких-либо условий, изъятий и оговорок. При этом в роли Заказчика в данной ситуации выступают родители, которые являются Пользователями в Системе.

Подпунктом 5.1.1 пункта 5 договора установлено, что оплачиваемыми услугами являются все услуги Системы, включенные в Расширенный сервис (пакет) Системы. Услуги Базового сервиса (пакета) Системы предоставляются Заказчику безвозмездно.

В подпункте 9.4 пункта 9 рассматриваемого договора установлено, что путем акцепта Заказчик выражает согласие на обработку указанного круга персональных данных, обрабатываемых в Системе.

Схожее положение содержится и в Пользовательском соглашении: «С момента заключения Соглашения Пользователь Системы дает своё безоговорочное согласие Исполнителю на обработку и хранение персональных данных Пользователя Системы, предоставленных в рамках настоящего Соглашения и при нахождении на сайте Системы, с целью своевременного и качественного оказания безвозмездных и/или возмездных услуг по использованию Системы».

В соответствии с подпунктом 2.3.3 размещенной на портале Политики обработки персональных данных правовым основанием обработки персональных данных покупателей в целях заключения договора купли-продажи является согласие субъекта персональных данных с Договором публичной оферты и Политикой обработки персональных данных. При этом в подпункте 6.2 данной Политики установлено, что Пользователь вправе в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие на обработку его персональных данных либо запросить о прекращении обработки своих персональных данных, включая их удаление, путем направления в адрес Оператора письменного заявления (заказной почтовой корреспонденцией или нарочно).

Дополнительно: Платформа Schools.by полностью соответствует всем требованиям действующего законодательства и Министерства образования Республики Беларусь, предъявляемых к электронным сервисам и услугам.

Физическое местонахождение серверов Системы Schools.by – площадка республиканского центра обработки данных (РЦОД beCloud). Хостинг провайдер СООО «Мобильные телесистемы» (договор «Colocation» от 07.09.2020 г.)

Трансграничная передача данных Пользователей не происходит.

Аттестат соответствия системы защиты информации информационной системы требованиям по защите информации № 19 от 28.02.2020 (действителен до 29.02.2025).

Скан копии всех разрешительных документов – https://schools.by/about

Регламент